PDF/A è un sottoformato del PDF che è stato messo a punto con il preciso obiettivo di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporto digitali. Le principali caratteristiche di PDF/A sono le seguenti: I documenti PDF/A vivono una vita propria nel senso che essi sono totalmente indipendenti da altre impostazioni software e da qualunque altra eventuale informazione accessoria, compresi font di carattere, colori, immagini e così via. I file PDF/A, quindi, appaiono sempre esattamente come sono visualizzabili sul sistema che li ha creati. La crittografia del contenuto del documento PDF/A non è permessa. Nei file in formato PDF/A non è possibile aggiungere link a risorse esterne o siti web: il concetto è che in futuro tali risorse potrebbero non essere più disponibili. Non è possibile inserire, all’interno dei file PDF/A, codice JavaScript. Quando si legge la sigla PDF/A-1a, significa che il documento può essere generato in formato PDF/A seguendo le prime specifiche pubblicate nel 2005 mantenendo allo stesso tempo massima fedeltà (il file peserà di più). La sigla PDF/A-1b, invece, è il formato che genera file più leggeri (minima fedeltà). PDF/A-1 si basa, complessivamente, sulla versione 1.4 delle specifiche generali del formato PDF. Con la pubblicazione del formato PDF/A-2 (segue le specifiche 1.7), nel 2011, la distinzione non esiste più. In questo caso, nel documento PDF, possono essere anche inclusi contenuti multimediali. Esiste poi anche la versione PDF/A-3 del 2012 che si basa sempre sulle specifiche 1.7 ma permette di inserire qualunque file all’interno del documento. PDF/A è in definitiva il miglior modo per assolvere gli adempimenti legati alla conservazione dei documenti a lungo termine e in Italia è il formato ideale per scambiare documenti con la pubblica amministrazione. Aprendo un documento PDF/A con il proprio lettore preferito e verificandone le proprietà, è possibile stabilirne a colpo d’occhio il formato. Tutte le principali suite per l’ufficio come Microsoft Office e LibreOffice permettono di creare documenti in formato PDF/A: Come creare file PDF con Windows 10 e senza. In alternativa, è possibile rivolgersi alle soluzioni di Nuance che offrono la possibilità di ottimizzare la gestione documentale e addirittura di trasformare documenti PDF (anche quelli contraddistinti da un layout complesso) in formato Word modificabile: Modificare PDF e trasformarli anche in documenti Word con Nuance Power PDF 2. Una soluzione a costo zero per trasformare file PDF in Word, ovviamente non precisa e affidabile come i software di Nuance, si chiama WPS PDF to Word Converter.